Creative collaboration vs. social distancing

Miro

Een must voor elke remote workshop. Eindeloze whiteboard ruimte met een heleboel tekentools, post-its (heel belangrijk) en zelfs een videochat integratie. Wij gebruiken deze tool onder andere voor brainstormsessies, user journey mapping en business modeling. Door de mogelijkheid om samen aan hetzelfde bord te werken, opmerkingen te plaatsen en tegelijkertijd met elkaar te praten is Miro voor ons de ideale tool voor creatieve en strategische workshops.

We like:

• Dankzij de videochat integratie is er geen tweede programma nodig om te communiceren. Hierdoor zijn er minder technische moeilijkheden.
• Special kudos voor de sticky note capture: foto’s nemen van je post-its in de Miro app, even wachten en tadaa! Digitale post-its op je whiteboard.

Door de intuïtieve navigatie en makkelijke workflow is iedereen snel vertrokken met de tool en wordt er niet veel tijd verspild aan het begin van een workshop.

Janao, Product & Service Designer @ Quest

We don't like:

• De grote hoeveelheid aan opmaakopties kan ervoor zorgen dat deelnemers veel bezig zijn met de look van het bord.
   

Figma

In real-time samenwerken aan een interface design? Enter Figma. Dankzij deze supersnelle, cloud-based UX design tool kunnen we gemakkelijk simultaan aan hetzelfde design werken. Ook het delen van een ontwerp is simpel en reviewers kunnen op een eenvoudige manier comments plaatsen op specifieke elementen in het design.

Ik kan live volgen waar iemand anders mee bezig is, wat handig is voor besprekingen. Er is dus geen screen share nodig.

Jeroen, Creative/UX Director @ Quest

We like:

• Er is een browser- en een desktopversie. Als je comments wil plaatsen is het dus niet nodig om het programma te installeren.
• In real-time samenwerken is stabiel en snel. Real-time is ook echt real-time, het programma loopt niet achter.

We don''t like:

• Het grootste gemis voor ons is een zoekfunctie. Vind maar eens dat ene specifieke scherm in een groot project.

Slack

All hail morning check-ins! Een paar dagen zonder sociaal contact kan onmogelijk goed zijn voor een mens. En stel je voor dat je vergeet hoe je collega’s eruitzien. Deze communicatietool komt in de meeste lijstjes met ‘tools voor telewerken’ terecht, maar ook voor ons is Slack onmisbaar. 

Door te chatten, bellen en videochatten hebben we dagelijks contact met elkaar en is het interne mailverkeer bijna onbestaand. Maar dat is niet het grootste voordeel. De sterkte van Slack zit voor ons in de mogelijkheid om formele en informele gesprekken parallel met elkaar te voeren.

Er moet ook ruimte zijn voor informele gesprekken en plezier. We houden het niet gewoon bij praten over het werk maar delen ook andere dingen net zoals we anders op kantoor zouden doen. En waarom geen remote afterwork feestje af en toe?

Kristien, Art Director & UX Designer @ Quest

Wij hebben er bewust voor gekozen om ruimte te creëren voor die informele gesprekken. Zeker in deze periode waarin we elkaar niet zien is het belangrijk dat we ook over andere dingen dan het werk kunnen praten. Er moet plaats zijn om te lachen en om emoties en gebeurtenissen met elkaar te delen. Daarom hebben we onder andere een #general kanaal waarop praktisch alles besproken kan worden en een #quotebord om grappige citaten van elkaar te posten (met zo weinig mogelijk context natuurlijk).

We like:

• Status updates: met een icoon en korte omschrijving weet iedereen in het team waar je op dat moment mee bezig bent.
• Per project hebben we een kanaal waarop we alle communicatie kunnen centraliseren.
• We kunnen klanten uitnodigen op bepaalde kanalen. Dat maakt de communicatie veel makkelijker en elimineert het meeste mailverkeer. Zeker bij onze internationale klanten krijgt deze workflow de voorkeur.

We don't like

• Slack kan je ook afleiden en dat is nefast voor de productiviteit. Een beetje zelfdiscipline graag!

Deze tools helpen ons enorm om het creatieve proces gaande te houden zonder in dezelfde ruimte te zijn. Maar het blijven ook slechts tools. Het creatieve proces draait nog steeds om mensen en daarom vinden wij het zo belangrijk om dagelijks te bellen.

Bij Quest weten we ook wanneer iemand zich even minder goed in zijn/haar vel voelt. We praten daar open over. En we houden daar als team dan ook rekening mee. Creatieve processen worden gevormd door mensen, niet door tools.

Michael, Strategy/Innovation Director @ Quest

Op maandag, woensdag en vrijdag hebben onze meetings een vastgelegd doel. Op deze manier kunnen we onze week structureren. Ook wanneer we niet remote werken gebruiken we deze methode, met dank aan de collega’s van Base Design voor de inspiratie:

• Op maandag bespreken we de uitdagingen van de week. Iedereen schrijft 3 doelen voor de komende week op post-its en hangt die op. Dit kunnen persoonlijke doelen zijn zoals ‘mijn inbox opkuisen’ of projectgerelateerde doelen zoals het opleveren van een project.
• Op woensdag bespreken we lopende projecten, onderzoek, nieuwe ontdekkingen, inspiratie... maar ook vooral hoe iedereen zich voelt. We vinden het belangrijk om iedereen de ruimte te geven om iets te delen als ze dat willen.
• Op vrijdag blikken we terug op de afgelopen week. Werden alle doelen behaald? Waarom wel of niet? Wat hebben we goed gedaan en wat zouden we beter anders doen in het vervolg?

Deze methode zorgt ervoor dat je meer inzicht krijgt in de week en het werk van je collega’s en dat er openingen ontstaan om over persoonlijke dingen te praten. Bij Quest geloven we dat dit bijdraagt tot een het creëren van een hecht team dat op een inclusieve en efficiënte manier kan samenwerken.

En dat team is de kern van creativiteit en succes. Ook in deze moeilijke periode.